AUDITORIA de QUALITAT, parlant en plata... (I)

Auditoria: procés sistemàtic, independent i documentat per obtenir evidències (registres, declaració de fets o qualsevol altre informació que sigui verificable) i avaluar-les de manera objectiva amb la finalitat de determinar l'extensió en què es compleixen els criteris expressats en les polítiques, procediments o requisits utilitzats com a referència.

L’auditoria de qualitat és una de les eines fonamentals per al seguiment i millora d’un sistema de gestió de la qualitat a l’empresa, contribuint al progrés continu de l’organització i la seva adaptació a les necessitats del clients. És la direcció qui ha de revisar, impulsar, donar suport a les auditories. En el cas que la responsabilitat sigui delegada, aquest suport ha de quedar explicitat, encara que l’acció de revisió i impuls de les auditories no es podrà
delegar.

Tradicionalment la paraula “auditoria” desperta certes reaccions de defensa per part del personal. La direcció ha de lluitar contra aquests prejudicis si vol aconseguir el canvi de cultura necessari en els seus col·laboradors, fer de les auditories del sistema de qualitat una eina per aconseguir l’acompliment dels requisits del sistema, i aprofitar per millorar-lo contínuament.

Algunes de les seves característiques són:

Verificació del compliment dels requisits especificats en el manual de qualitat, en els procediments, en els plans de qualitat (si n’hi ha) i, en general, dels documents establerts en el sistema de gestió de la qualitat.

Identificació de les oportunitats de millora en el marc dels requeriments de la norma i també en un context global; és a dir, hem de fer servir l’auditoria per identificar quines àrees de l’empresa poden millorar respecte a la seva actuació vers la qualitat, sempre aplicant el sentit comú i la coherència. (No només disposicions previstes i eficàcia del sistema).

Investigació per trobar l’arrel de les desviacions. Per exemple, un informe d’auditoria interna ha de ser descriptiu, no quedar-se únicament en les deficiències trobades. També, a més de descriure les deficiències trobades, ha de saber remarcar els aspectes positius trobats durant tota l’auditoria, de manera que a la direcció li sigui possible tenir una visió de l’eficàcia de l’àrea o el procés auditat. A vegades la causa arrel d’una deficiència no es troba pas en el departament
on s’ha trobat aquesta deficiència, sinó en un altre de diferent o fins i tot en proveïdors o subcontractistes.

Finalment, cal dir que, per realitzar qualsevol tipus d’auditoria, es necessita un personal capacitat i format per aquest fi. Per aquest motiu i per exemple en el cas de les auditories internes, cal definir uns criteris objectius per a la qualificació dels auditors interns de l’organització.